در اختیار بودن داده‌ها و اطلاعات روزآمد و صحیح یکی از ابزارهای اصلی سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی آموزش عالی است و برای تحقق این موضوع از سال 1394 بستر لازم برای گردآوری داده‌ها و اطلاعات موردنیاز در سامانه آموزش عالی (ساعا) فراهم شده است. ازجمله اطلاعاتی که به صورت مستمر توسط دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی در ساعا ثبت و به روز رسانی می‌شود و تأیید این اطلاعات بر عهده هیئت‌های استانی نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت عتف است. در این راستا گروه نظارت و ارزیابی مؤسسات آموزش عالی غیردولتی، شیوه‌نامه‌‌ای برای بررسی و تأیید اطلاعات و احکام کارگزینی اعضای هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی تدوین نموده است که این شیوه‌نامه در تاریخ 1404/02/01 به هیئت‌های استانی ابلاغ شد.

این شیوه‌نامه به منظور یکسان‌سازی رویه‌های بررسی و تأیید اطلاعات توسط هیئت‌های استانی و شفاف‌سازی فرآیند بررسی و تأیید اطلاعات اعضای هیئت علمی تهیه شده است. با اجرای این شیوه‌نامه، انتظار می‌رود که کارایی و شفافیت در فرآیندهای بررسی و تأیید اطلاعات در هیئت‌های استانی به طور قابل توجهی ارتقا یابد.